Die meisten Unternehmen sind auf Videokonferenzen angewiesen, um während der aktuellen Coronavirus-Pandemie einen normalen Arbeitsrhythmus aufrechtzuerhalten. Dadurch hat sich die Geschäftswelt zunehmend verändert. Unter normalen Umständen können Videokonferenzen Reisezeit sparen und die Produktivität erheblich steigern. Jetzt,

angesichts der aktuellen Situation, sind die Auswirkungen der Videokonferenz-Technologie wie nie zuvor zu spüren. In diesem Sinne möchten wir Ihnen 6 Tipps mit auf den Weg geben, welche Ihnen helfen eine gelungene Videokonferenz abzuhalten.

 

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie eine stabile Internetverbindung haben

Der wichtigste Aspekt bei Videokonferenzen ist eine stabile und schnelle Internetverbindung. Sobald die Verbindung zum Netz langsam ist, wird die Konferenz durch visuelle Störungen und inkonsistente Audiodateien-Übertragung beeinträchtigt. Wenn Sie Ihren Laptop verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ein LAN-Kabel verwenden, um eine stabile Internetverbindung zu gewährleisten. Falls Sie sich nur für eine drahtlose Verbindung entscheiden überprüfen Sie die Signalstärke des WLANS bevor Sie mit der Videokonferenz loslegen.

 

  1. Wählen Sie eine gute Videokonferenzsoftware

 Eine hochwertige Videokonferenzsoftware wie zum Beispiel Zoom erleichtert die ordnungsgemäße Geschäftskommunikation. Es ist möglich diese Art von Anwendungen kostenlos herunterzuladen, um virtuelle Konferenzen abzuhalten. Denken Sie daran, die neueste Version der Videokonferenzsoftware zu verwenden und stellen Sie sicher, dass die Software auf Ihrem PC stabil läuft und mit Ihrem Betriebssystem kompatibel ist. Somit erleben Sie während der Videokonferenz keine unangenehmen Überraschungen.

 

Verwenden Sie eine dedizierte Unternehmenskommunikationssoftware wie HCL Notes können Sie mithilfe einer Erweiterung wie Notoes2Conf verschiedene bekannte Videokonferenzsysteme wie von notes2conf.de  und Videokonferenz-Termine über die HCL Notes Software-Suite verwalten, somit können Sie Zoom, GoToMeeting, WebEx direkt aus Notes starten.

 

  1. Achten Sie auf die Kleidung

Denken Sie daran, dass es sich bei einer Business-Videokonferenz um eine formelle Umgebung handelt und kleiden Sie sich daher entsprechend. Viele Leute vergessen diesen Aspekt und tragen im Homeoffice Jogginghose und T-Shirt. Ist es Zeit für die Videokonferenz, sollten Sie auf elegantere Kleidung wechseln, um als Vertreter Ihres Unternehmens einen guten Eindruck zu hinterlassen. Zudem wird empfohlen auf zu bunte Kleidung zu verzichten, da diese in einer Videokonferenz leicht ablenken kann.

 

  1. Erstellen Sie eine Meeting-Agenda

  Fügen Sie der Einladung zur Videokonferenz eine Tagesordnung hinzu. Auf diese Weise können sich die einzelnen Teilnehmer angemessen vorbereiten und verstehen was Ihre genaue Rolle während des Meetings ist. Das Vorbereiten einer Meeting-Agenda bedarf Zeit, dennoch ist eine Tagesordnung für ein erfolgreiches Meeting sehr wichtig. Die Tagesordnung verhilft nicht abzuschweifen und keine Gesprächsthemen zu vergessen.

 

  1. Meiden Sie jegliche Ablenkung

 Stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass sich kein Hindernis in der Sichtlinie Ihrer Kamera befindet, welches die anderen Teilnehmer ablenken könnte. Zudem sollten Sie jegliche Hintergrundgeräusche während der Videokonferenz vermeiden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Mobiltelefon auf lautlos eingestellt ist.

 

  1. Machen Sie sich vorab mit den Funktionen der Software vertraut

 Die Aussage: „Warten Sie kurz, ich muss nur mal eben das Mikrofon einstellen“ ist während einer professionellen Videokonferenz eher ungeeignet. Daher überprüfen Sie vorab, ob Sie alle Funktionen verstehen und diese auch fehlerfrei funktionieren. Neueste Videokonferenzsoftware ist zwar sehr benutzerfreundlich, dennoch sollte man das System vor dem richtigen Meeting mal testen und überprüfen ob alles einwandfrei klappt.